Sinds 2018 moeten alle bedrijven die zaken doen in Europa zich aan de AVG of Algemene verordening gegevensbescherming houden. Ook jij als vertaler moet de verordening volgen en voorzichtig omspringen met persoonsgegevens.
Wat is de AVG?
In de AVG wordt heel gedetailleerd uitgelegd wat jij als onderneming wel of niet mag doen met persoonsgegevens: wanneer je ze mag verzamelen, op welke manieren je ze mag gebruiken (”verwerken”), hoelang je ze mag bijhouden …
Daarnaast staat er ook in welke rechten betrokkenen hebben.
Over dit artikel
De verordening kan grote of kleine gevolgen hebben voor je vertaalonderneming, afhankelijk van wat je precies doet. En net daarom vind ik het moeilijk om er een artikel over te schrijven: elk jaar ontdek ik wel iets nieuws en besef ik dat ik de verordening nog niet helemaal snap.
Ik merk ook dat elk bedrijf er anders mee omspringt. Sommige kijken er nauwelijks naar, andere zijn heel strikt.
Toch vind ik het belangrijk om er iéts over te schrijven. We kunnen er als vertaler namelijk niet omheen. Daarom heb ik besloten om in dit artikel net iets anders te werk te gaan. Ik ga niet zelf proberen uit te leggen wat de AVG is. Ik heb te veel schrik om fouten te maken. In plaats daarvan geef ik een overzicht van interessante artikels die je wél kunnen helpen.
Vervolgens deel ik voor bepaalde punten mijn persoonlijke ervaring, zodat ik toch een páár tips kan meegeven.
Leer meer over de AVG
Als je de AVG goed wil begrijpen, dan kun je niet anders dan erover lezen. Veel lezen. Dit zijn enkele podcasts / blogs / brochures die mij goed geholpen hebben:
- The EU’s General Data Protection Regulation (door Corinne McKay)
- GDPR and Personal Data in Translation (door ATC)
- Wegwijs in de AVG voor kmo’s (door de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit)
- Handleiding Algemene verordening gegevensbescherming (door de Nederlandse overheid; deze vind ik persoonlijk duidelijker dan de handleiding van de Belgische GBA)
- Towards Common European GDPR Guidelines for the Translation and Interpreting Profession
Mijn ervaring met de AVG
Ik volg al een paar jaar de AVG en dus kan ik hopelijk een paar nuttige dingen vertellen. Maar een belangrijke disclaimer: zoals ik al heb gezegd, ben ik geen expert. Doe dus altijd je eigen onderzoek en neem mijn tips niet zomaar over.
De AVG is enkel van toepassing op persoonsgegevens
Als vertaler kun je je afvragen of het nog wel mogelijk is om vertalingen op je computer te bewaren of in een vertaalgeheugen. Het goede nieuws is dat dat helemaal niets te maken heeft met de AVG.
De AVG is enkel van toepassing op persoonsgegevens. Staan er geen in je tekst of heb je de tekst volledig geanonimiseerd? Dan hoef je je nergens zorgen om te maken.
Staan er toch persoonsgegevens in je tekst en zie je het niet zitten om alles te anonimiseren? Dan heb je toestemming nodig van je klant.
Let wel op: het is niet omdat er geen persoonsgegevens in je tekst staan, dat je die zomaar op je computer mag bewaren of in je vertaalgeheugen. Sommige klanten vermelden in hun algemene voorwaarden of in een geheimhoudingsovereenkomst dat je geen enkel document mag bewaren. Of dat je documenten na een bepaalde periode moet verwijderen. Er bestaat ook zoiets als auteursrecht: je hebt niet altijd het recht om andermans teksten te bewaren, op je computer of in je vertaalgeheugen. Lees dus goed je contracten of spreek erover met je klanten.
Verwerkingsverantwoordelijke vs. verwerker
Zoals heel mooi uitgelegd wordt in de brochure “Towards Common European GDPR Guidelines”, moet je voor alle persoonsgegevens die je verwerkt, bepalen of je verantwoordelijk bent voor de verwerking of louter optreedt als verwerker.
Als je in opdracht van iemand anders werkt, ben jij de verwerker en is je klant de verantwoordelijke. Het is aan je klant om de regels vast te leggen, toestemming te vragen voor de verwerking en alle juridische aspecten te regelen. Jij hoeft enkel braafjes de instructies van de klant te volgen.
In de praktijk zul je merken dat maar heel weinig klanten je zeggen wat je wel of niet mag doen met persoonsgegevens. Geven ze geen info? Tja, dat is hun verantwoordelijkheid. Als je de AVG toch wilt respecteren, kun je eens polsen bij je klanten wat er moet gebeuren.
Voor alles dat buiten de omvang van een opdracht valt, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke. Denk bijvoorbeeld aan teksten bewaren in je vertaalgeheugen. Tenzij de klant daarom vraagt, maakt dat geen deel uit van de opdracht. En dus ben jij verantwoordelijke en moet jij ervoor zorgen dat je toestemming hebt. Je hebt in dat geval twee mogelijkheden: je kunt toestemming vragen (maar de klant zal waarschijnlijk ‘nee’ zeggen) of je kunt je vertaalgeheugen anonimiseren.
De documenten en tools die ik gebruik
In mijn vertaalonderneming gebruik ik verschillende tools:
- Ik heb een disclaimer op mijn website waarin ik uitleg welke persoonsgegevens ik via mijn website verzamel.
- Uit ervaring weet ik dat maar weinig klanten beseffen dat zij verwerkingsverantwoordelijke zijn. Daarom werk ik momenteel aan een verwerkingsovereenkomst waarin ik uitdrukkelijk om toestemming vraag voor de manieren waarop ik persoonsgegevens gebruik. Zodra die klaar is, zal ik die aan al mijn klanten geven, of ik nu verantwoordelijk ben of zij.
- Ik heb een verwerkingsregister opgemaakt voor mezelf, waarin ik opsom welke gegevens ik verwerk, hoelang ik ze bewaar en via welk kanaal ik ze krijg.
- Op mijn website gebruik ik een plugin die een overzicht geeft van alle cookies op mijn website. Bezoekers hebben ook de mogelijkheid om hun voorkeuren in te stellen. De plugin heeft “CookieYes” (voor WordPress).
- Als ik vertalingen uitbesteed, zorg ik ervoor dat mijn team duidelijk weet wat ze wel en niet mogen doen met de persoonsgegevens.
Andere dingen die ik doe
Ik probeer persoonsgegevens zo min mogelijk te verwerken. Zo kan ik de AVG meestal negeren en wordt mijn leven eenvoudiger 😉
- Ik anonimiseer mijn vertaalgeheugens.
- Ik probeer zo weinig mogelijk tussenpartijen te gebruiken. Ik deel grote bestanden bv. altijd via een link naar mijn eigen cloud en nooit via externe partijen zoals WeTransfer. Moet ik toch een externe tool gebruiken, dan ga ik op zoek naar diensten met een server in Europa.
- Heel wat vertalers delen e-mailadressen van klanten of screenshots met namen in Facebookgroepen. Dat doe ik nóóit. Als ik twee partijen in contact wil brengen, dan vraag ik mensen om mij privé te contacteren.
- Ik vergrendel mijn computer als ik even weg ga van mijn bureau, zeker als ik op een openbare plek werk. In de toekomst wil ik ook een VPN aanschaffen zodat ik mijn wifi-verbinding privé kan maken.